详细介绍
档案整理归档是档案管理中的重要环节,它涉及文件的收集、分类、鉴定、整理、装订、装盒以及排架等多个步骤。以下是对档案整理归档的详细解释:
一、档案整理归档的对象与原则
对象:归档的对象主要是文件材料,这些文件材料可以是纸质或电子形式的,包括带有正式格式的公文、附有公章的证明信函、上报的统计报表,以及摄录的照片、视频等多种形态的记录。
原则:
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。
区分不同价值,便于保管和利用。
保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
二、档案整理归档的步骤
收集文件:根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续,把散存在机关内部和个人手中的文件材料加以清交、聚集。收集齐全完整是基本原则。
区分归档与不归档材料:
归档文件材料:反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料,如机关主要职能活动和基本历史面貌的文件、维护国家集体和公民权益的文件、需要贯彻执行的上级机关和同级机关的文件、下级机关报送的重要文件等。
不归档文件材料:如上级机关的普发性不需本机关办理的文件、任免奖惩非本机关工作人员的文件、供工作参考的抄件等;本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、一般性文件的修改稿校对稿等;同级机关和非隶属机关的不需贯彻执行和办理的文件;下级机关的供参阅的简报、情况反映等。
分类:根据文件的内容、来源、时间、形式等异同,分成若干类别。常见的分类方法有组织机构分类法和问题分类法。
鉴定:对归档文件的保存价值进行鉴定,确定其保管期限。保管期限一般分为永久、30年、10年三种。
选择整理方式:根据文件间的联系紧密程度,选择立卷或单件整理。立卷适用于文件间联系紧密的情况,单件整理适用于文件间联系不大、文件量较小的情况。
排列:根据文件的时间、事由等顺序,确定文件之间的先后顺序。
编制页码:对没有页码或页码不全、不准确的文件,进行页码的编制。
加盖归档章并填写内容:在归档文件的首页上端加盖归档章,并填写相关内容,如全宗号、年度、保管期限、件号、页数等。
装订:使用符合档案保护要求的装订材料对归档文件进行装订,固定文件页次,防止文件张页丢失。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。
装盒:将归档文件按案卷号或件号顺序依次装入档案盒,并在盒内所有文件前放置目录,在档案盒背脊、封面进行盒内文件内容的标识。
排架:按照编好的顺序号,将档案盒摆放到库房的档案架上,并在档案架侧面位置标明档案存储位置索引,便于查找。
三、注意事项
归档文件应真实、准确、完整,反映机关的主要职能活动和基本历史面貌。
归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。
归档文件的保管期限应根据其保存价值确定,确保重要文件得到长期保存。
归档文件的装订、装盒和排架应符合档案管理规范,便于查找和利用。
综上所述,档案整理归档是一项系统而复杂的工作,需要遵循一定的原则和步骤进行。通过科学规范的整理归档工作,可以确保档案的真实性和完整性,为后续的查找和利用提供便利。
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