档案管理系统

简要描述：　档案管理系统是指各机关、团体、企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，又称档案管理软件。以下是对档案管理系统的详...

产品型号：
发布时间：2025-01-03
访问量：

产品咨询联系我们

产品展示

product

详细介绍

　　档案管理系统是指各机关、团体、企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，又称档案管理软件。以下是对档案管理系统的详细介绍：

　　一、主要目标

　　档案管理系统的主要目标是落实档案的全生命周期管理，包含建档、整理、保存、利用、归档、销毁等流程，进而全面增进档案的利用价值，提升档案资源的开发和利用成效。

　　二、基本功能

　　文档一体化管理：

　　应保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。

　　具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面与精度应满足用户的应用要求。

　　文件格式应尽量采用通用文件格式，如文字型信息推荐采用XML文档、RTF、TXT格式，扫描图像推荐采用JPEG、TIFF格式，视频数据推荐采用MPEG、AVI格式，音频数据推荐采用MP3、WAV格式等。确需采用专用(非通用)格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。

　　整理编目功能：

　　能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序。

　　能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能。

　　能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等。

　　具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表。

　　具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。

　　能根据文档一体化管理等实际需要，在文件归档、处理操作中提供主题词自动标引、自动分类组卷(件)、个性化报表打印等一些实用功能。

　　利用查询功能：

　　档案管理软件应能对档案信息数据进行多途径的检索查询，并具备借阅管理等辅助功能。

　　检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项，并可根据用户需求，设置文件编号、档号等辅助检索项。

　　检索查询模块应能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求。

　　能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能。

　　能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。

　　借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。

　　辅助实体管理功能：

　　主要针对国家综合档案馆及机关、团体、企事业单位档案部门，实现包括档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等管理功能。

　　辅助实体管理模块应能对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理。

　　能对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。

　　安全保密功能：

　　软件应具备系统访问控制功能，能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

　　软件应具备数据保护功能，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别;涉密系统还应有严格的数据加密措施。

　　软件应具备系统安全保密监控功能，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。

　　系统维护功能：

　　主要是保障系统的可维护性和可运行性，包括用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。

　　用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。

　　系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。

　　系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。

　　此外，档案管理系统通常还包括在线收集、离线采集、属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建、批量上传、批量挂接、批量著录、在线移交、流程化归档、归档编辑、自动编号、电子标签、自动标引、自动归档、档案注册、档案类型与属性、档案备份、虚拟库房、存放地点、档案注销、综合统计、到期档案管理、表格打印、历史版本、存储加密、回收站与回收中心、搜索平台、二次检索、元数据检索、编号搜索、类自然语言搜索、组合条件搜索、在线预览、在线编辑、档案编研、档案利用统计、提醒、发放与移交、监控平台、操作日志、放扩散水印、借还登记、组织管理、用户管理、模块管理、对象管理、流程管理、综合查询、统计分析等功能。

　　三、应用优势

　　提高效率：自动化处理流程减少了人工操作，加快了档案信息的录入、检索速度。

　　增强安全性：数字加密、备份与恢复技术有效防止数据丢失、篡改，确保档案信息安全。

　　便于共享：打破时空限制，实现档案信息的跨部门、跨地域共享，提升协同工作效率。

　　促进决策：快速检索与分析功能为管理层提供及时、准确的数据支持，辅助科学决策。

　　节省空间：数字化存储大大节省了物理存储空间，同时便于长期保存和环保。

　　四、应用领域

　　档案管理系统已在政府机关、金融机构、医疗机构、教育机构、图书馆等众多领域得到广泛应用。例如，在医疗机构中，该系统实现了患者病历的数字化管理，极大地方便了医生查阅、诊断及患者跨院就医信息的共享;在图书馆，则实现了图书、期刊、古籍等文献资源的数字化保存与远程访问，促进了知识传播与学术研究。

　　五、发展趋势

　　随着人工智能、大数据、区块链等技术的不断融合，数字化档案管理系统将更加智能化、个性化。例如，通过自然语言处理技术优化检索体验，利用大数据分析预测用户需求，或运用区块链技术增强档案的不可篡改性和可信度。

　　综上所述，档案管理系统是现代信息管理的重要组成部分，其推广应用对于提升组织管理水平、促进信息资源共享、保障信息安全具有重要意义。

17[1].jpg

产品咨询

留言框

产品名称：
您的单位：
您的姓名：
联系电话：
常用邮箱：
省份：
详细地址：
留言内容：

档案管理系统

留言框

产品名称：

您的单位：

您的姓名：

联系电话：

常用邮箱：

省份：

详细地址：

留言内容：