数字档案室建设

简要描述：　数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。以下是...

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发布时间：2025-01-03
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　　数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。以下是关于数字档案室建设的详细介绍：

　　一、建设原则

　　数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。

　　资源为先：资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

　　标准规范：数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。

　　整体推进：应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。

　　确保安全：数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。

　　二、建设内容

　　数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。

　　基础设施建设

　　应按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。

　　基础设施应尽量采用国产产品，尤其是具有自主知识产权的国有品牌产品。一般情况下，应将数字档案室网络管理中心设于机关中心机房。机关中心机房应具备防雷、防静电、防磁、防火、防水、防盗、稳压、恒温、恒湿等基本管理条件，有条件的单位应建设符合《电子信息系统机房设计规范》要求的B级机房。

　　中心机房、网络综合布线的配置，要充分考虑各类电子文件采集、归档和数字档案资源安全管理、移交等工作要求。

　　应为数字档案室配备足够数量的内部局域网、政务外网和政务内网网络信息点，网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。

　　专业服务器是数字档案室必备的基础设施。服务器性能和数量的配置，应能满足数字档案室应用系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等基础软件的部署和安全高效运行的需求，并适当冗余、可扩展。

　　为满足各门类电子档案和传统载体档案数字副本的存储、利用和备份要求，应为数字档案室配备先进、高效和稳定的磁盘阵列作为数字档案资源在线存储设备。

　　根据机关制定的数字档案资源保存策略，确定近线或离线备份系统的配置，近线备份应选择磁带库或虚拟带库及相应的备份软件，离线备份可选择光盘、移动硬盘等脱机存储介质以及相应的备份、检测设备。

　　应用系统建设

　　应开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

　　应为数字档案室的应用系统配备正版杀毒软件。如有必要，应有选择地配备防火墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理软件、业务审计软件等安全管理工具。

　　数字档案资源建设

　　应严格遵循标准规范，全面进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和电子档案管理，全面推进数字档案资源建设。

　　应用先进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。

　　保障体系建设

　　应根据数字档案室建设要求，修订完善档案工作流程、文件材料以及声像(照片、录音、录像)电子文件归档范围和保管期限表，以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度，明确要求和权限，确保数字档案资源的规范管理，保证数字档案室运行顺畅。

　　应加大人才建设力度，通过培训或引进人才，为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术又熟悉档案业务的复合型人才。

　　三、重要意义

　　提高档案管理效率：数字档案室的建设可以大大提高档案管理的效率，因为它可以更快地检索档案、更新档案，并完成档案检索、归档、修改等操作。

　　提高档案管理精确性：数字档案室的建设可以帮助档案管理者更准确地管理档案，以便更好地服务于社会经济发展。

　　改善档案管理安全性：数字档案室的建设可以有效地改善档案管理的安全性，可以有效地防止档案遭受破坏或丢失。

　　四、实例

　　公安系统：上海市公安局长宁分局将数字档案室建设融入上海智慧公安建设，加强档案数字资源集中统一管理，基本建成涵盖区公安分局以及各派出所全部室藏文件级、案卷级目录数据库，实现电子档案全生命周期管理。

　　法院系统：上海市嘉定区人民法院把数字档案室建设融入“数字法院”建设大局，成为全市法院系统首家实现OA公文在线办理与归档的试点单位，诉讼案件通过全流程网上办案和电子卷宗系统在线实施一键归档。

　　企业集团：上海中环投资开发(集团)有限公司高度重视数字档案室建设，建立了档案部门、业务部门和信息化部门联合工作机制，集中统一管理集团与子公司的档案信息资源，实现OA系统、ERP系统的电子文件在线归档管理。

　　综上所述，数字档案室建设是档案管理现代化的重要方向，对于提高档案管理效率、精确性和安全性具有重要意义。各机关、团体、企事业单位应结合自身实际情况，积极推进数字档案室建设。

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