档案数字化转型的方向和策略

　　在信息技术飞速发展的当下，数字化在各个领域的普及程度越来越高，档案数字化转型也已成为大势所趋，数字化的引入助理档案管理工作迈进了一个新的台阶，使得档案管理的方方面面都有深刻变革。它正深刻重塑着档案管理的方方面面，为档案事业注入全新活力。明确档案数字化转型的方向和策略，是推动该转型迅速发展的关键所在。

　　一、档案数字化转型的方向

　　档案工作数字化转型是利用数字技术实现档案工作从传统管理向现代管理的变革，其主要特征表现为档案资源数字化、业务流程数字化、管控模式数字化与服务产品数字化。

　　(一)实现从纸质档案向电子档案的转变。档案数字化最重要的转变方向就是把实体档案转换成非实体的数字档案。随着时代发展，纸质档案的缺点逐渐显现，比如，为了长久保存，对保存场地的温湿度要求较高，存放时间不断变久，纸质档案容易泛黄、损坏。因此，为了更加长久地保存档案，也为了档案保管成本，应利用数字化将纸质档案转换成实体档案。

　　(二)实现从手工管理向系统管理的转变实现管控模式从行政管理向协同治理的转变。在传统档案管理工作中，档案大多都以实体的文件为主。每次需要查阅、检索档案时，都需要档案管理人员耗时耗力进行寻找，完成之后还要重新对档案进行封盒存放，流程繁琐。在档案数字化转型中，则可以实现档案的线上管理，大大节省时间，线上就可以实现档案查阅和检索，利用互联网大数据立刻就能获取需要的档案资料。

　　(三)实现利用方式从被动提供向知识服务的转变。以前的档案都存放在各部门、各组织的专门档案馆内，社会大众除非有需要，不然几乎没机会接触档案资料。在数字化转型后，档案资源信息化，在互联网上就能搜索查阅，向社会大众提供档案知识服务，提升档案服务水平。

　　在档案数字化转型中，充分利用档案管理系统实现档案资源的整合和优化，利用数字技术实现档案业务的监督交流和管理，向智能化、技术驱动化方向发展。

　　二、档案数字化转型的策略

　　(一)技术升级策略

　　持续投入研发资金，引进先进的扫描、存储、识别技术设备，提升档案数字化基础能力，采用高速、高清扫描仪，提高纸质档案转化效率与质量。

　　(二)人才培养策略

　　档案数字化数字化转型离不开人才支撑。高校档案专业应增设信息技术、数据分析、数字化等课程，打造既懂档案知识，又掌握数字化信息技术的复合型人才;档案管理部门也应定期组织员工参加档案数字化技术培训、学术研讨会，提升在职人员的数字化素养。与此同时，各组织也可以建立人才激励机制，对本组织内在档案数字化转型中有所表现的团队或个人给予奖励或晋升，鼓励员工积极探索档案数字化转型

　　(三)标准规范制定策略

　　国家层面主导，联合相关企业制定统一的档案数字化标准。对档案数字化全方面流程进行规范，涵盖档案数据格式、元数据标注规则、分类编码体系、安全防护标准等，确保不同地区、不同机构间档案数字化成果的兼容性与互操作性，便于档案信息跨区域流通共享。依据标准规范，建立严格的档案数字化项目质量评估体系。对参与项目的企业、机构进行资质审核与质量抽检，督促其按照标准流程作业，保障档案数字化整体质量。

　　(四)积极推进系统数据的档案化管理

　　按照档案管理要求对业务信息系统中的重要数据进行归档固化、关联整理和长久保存，以确保其真实性、完整性、可靠性和安全性。将档案化管理要求纳入信息化项目建设;档案部门应充分发挥档案专业在数据管理中的重要价值。

　　(五)全面提升数字档案系统功能建设水平

　　档案管理系统对数字档案的收集、整理、保存等业务进行优化提升，实现业务的在线管理。深入推进额档案管理全流程数字化，建立以数据驱动的信息化档案建设模式，提升档案工作的信息化、现代化管理水平。