电子档案管理系统软件

　　电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。电子文件主要包括文本、命令、图像和数据文件。

　　电子档案管理系统软件是依托计算机技术、数据库技术、网络技术等前沿科技构建而成的综合性平台。它旨在将各类传统纸质档案、音像档案等转化为数字化形式，并通过智能化的功能模块，实现档案的全生命周期管理，涵盖档案的收集、整理、存储、检索、利用、销毁等各个环节。

　　与传统的纸质档案相比，电子档案具有以下几个特点，具备不可替代的优势。

　　1. 信息的非人工识读性。传统的纸质档案需要人工进行收集、整理、鉴定等档案处理工作，电子档案用数据替代文字，以二进制代码形式存储，人无法直接识别档案内容，需要通过计算机特定程序解码，使之还原为输入前的状态，人工才能识读档案内容。

　　2. 可编辑性。电子档案可以进行编辑和修改，这使得文件的更新和维护更加容易，方便档案信息更新。

　　3. 安全性。电子档案可以采取各种安全措施，如加密、访问权限的控制、数字签名等，以此来保护文件的机密性和完整性。

　　然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

　　1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

　　2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

　　3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

　　电子档案管理系统软件可以为企事业单位提供一个线上存储档案的平台。

　　电子档案管理软件平台优点:

　　1. 可以对各种不同类型的档案信息通过系统软件建立电子档案，并与存放位置一一对应，对档案信息进行精准化管理。

　　2. 系统软件功能运用操作简练、使用快捷、模块化导航的特点，让整个档案管理软件平台简单明了，只需简单培训用户即可上手使用。

　　3. 通过建立电子档案，使得档案信息更有条理，搜索、查阅更加便捷，满足现代档案的信息化、精细化集中管理的目的。

　　4. 电子档案系统软件平台除了能够依据已有的档案信息直接导入系统中建立电子档案外，也能通过上传扫描仪扫描生成的PDF文档资料，完成整套档案资料的管理。大大便利了档案管理工作。

　　综上，在现如今的信息化时代，电子档案管理系统软件将会在档案管理领域起到越来越重要的作用。不可否认的是，电子档案可能仍存在一些缺陷，但相信它在未来会更加完善、为各个组织和单位提供更加便捷、安全、全面的档案管理辅助工作，促进档案事业发展。